Guide pratique · Louer un bien

Charges locatives récupérables : la liste et la régularisation annuelle

Le propriétaire ne peut réclamer au locataire que les charges figurant sur la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987, et uniquement sur justificatifs. Les provisions versées chaque mois doivent être régularisées au moins une fois par an, avec un décompte par nature de charges envoyé un mois avant, et les pièces tenues à disposition pendant six mois.

Équipe ICITOO Mis à jour le 27 septembre 2026 8 min de lectureService Public · Légifrance

Guide rédigé à l'aide d'outils automatisés à partir des textes officiels. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel.

3 ans
pour réclamer un rappel de charges, et même délai pour le remboursement d'un trop-perçu au locataire
Source : Loi de 1989, art. 7-1 · Service Public
6 mois
pendant lesquels les factures, contrats et relevés restent à la disposition du locataire après l'envoi du décompte
Source : Loi de 1989, art. 23 · Légifrance
75 %
du salaire du gardien récupérable s'il assure l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 40 % pour une seule tâche
Source : Service Public

Pour les charges, votre bail prévoit…

Choisissez votre cas : le guide vous indique la bonne voie.

Sommaire du guide

Mon plan

Étape par étape

Envoyer le décompte par nature de charges
Un mois avant la régularisation, avec le mode de répartition dans un immeuble collectif
Joindre la note sur le chauffage et l'eau chaude
S'ils sont collectifs, avec la consommation individuelle quand l'immeuble en est équipé
Tenir les justificatifs à disposition
Factures, contrats et relevés, que le locataire peut consulter
6 mois après l'envoi du décompte
Envoyer le récapitulatif sur demande
Par courrier ou par voie électronique
Régler le solde
Remboursement du trop-perçu ou paiement du complément
Ajuster la provision de l'année suivante
Sur les dépenses réelles constatées

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Délais prévus par les textes cités dans le guide. Le délai réel peut varier : vérifiez auprès de l'organisme concerné.

Ce que sont les charges récupérables, et ce qu'elles ne sont pas

Les charges locatives (ou « récupérables ») sont des dépenses avancées par le bailleur, puis remboursées par le locataire parce qu'elles correspondent à l'usage du logement. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les regroupe en trois familles : les services liés à l'usage du logement, l'entretien courant et les menues réparations des parties communes, et certaines taxes dont le locataire profite directement.

Le texte est précis sur la contrepartie exigée : « Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification » (Source).

Deux conséquences pratiques en découlent :

La liste est limitative pour un logement du parc privé : une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire, même si le bail prévoit le contraire.
Le montant se prouve : une somme forfaitaire « charges » sans décompte ne se régularise pas, sauf dans les cas où la loi autorise un forfait (voir plus bas).

La liste des charges que le locataire paie

Le décret du 26 août 1987 est organisé par postes. Voici les principaux, tels que les reprend la fiche officielle de Service-Public.fr.

Poste	Récupérable sur le locataire	Reste au propriétaire
Ascenseur	Électricité, visites périodiques, nettoyage, petites fournitures, menues réparations (boutons, paumelles, fusibles)	Contrôle technique quinquennal, gros remplacements
Eau et chauffage collectif	Eau froide et chaude des occupants, énergie, entretien des compteurs, réparation des fuites sur joints	Remplacement de la chaudière collective
Installations individuelles	Entretien du chauffage et de l'eau chaude, réglages, remplacement des joints de chasse d'eau	Remplacement de l'appareil usé
Parties communes	Électricité, produits d'entretien, entretien de la minuterie et des vide-ordures, personnel d'entretien	Travaux de ravalement, réfection de la cage d'escalier
Espaces extérieurs	Entretien des voies, parkings, espaces verts, jeux d'enfants	Création ou réaménagement
Taxes	Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement	Taxe foncière

La taxe foncière ne figure pas dans la liste : seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui est perçue avec elle, se refacture. Les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble ou les frais de gestion locative ne sont pas non plus récupérables.

Le cas du gardien ou du concierge

Le salaire du personnel d'immeuble suit une règle propre, fixée par l'article 2 du décret :

gardien qui assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles : 75 % de sa rémunération est récupérable ;
gardien qui n'assure qu'une des deux tâches : 40 % ;
employé d'immeuble (sans logement de fonction, souvent salarié d'une entreprise) : 100 % s'il assure l'une de ces tâches.

Seuls le salaire brut et les charges sociales et fiscales entrent dans le calcul. L'avantage en nature (le logement de fonction), les primes de départ, les indemnités de licenciement, la mutuelle et la médecine du travail restent au bailleur.

Dans le parc HLM, la liste réglementaire peut être complétée par un accord collectif local, notamment pour des dépenses de sécurité ou de développement durable. Le locataire d'un bailleur social vérifie donc aussi les accords signés avec les associations de locataires.

Provisions, forfait et régularisation : comment se passe le paiement

Logement loué vide : provisions et régularisation obligatoire

Le bail fixe une provision mensuelle. Son montant doit s'appuyer sur les dépenses de l'année précédente et, en copropriété ou si le bailleur est une société, sur le budget prévisionnel. Au moins une fois par an, le bailleur compare le total des provisions versées aux dépenses réelles :

si le locataire a trop payé, le bailleur rembourse le trop-perçu ;
s'il n'a pas assez payé, le bailleur réclame le complément.

Logement meublé : forfait ou provisions, au choix du bail

En meublé loué comme résidence principale, le bail choisit entre deux systèmes. Le forfait est payé avec le loyer, ne donne lieu à aucune régularisation ni complément, peut être révisé chaque année comme le loyer, et ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges du locataire précédent. Les provisions fonctionnent comme en location vide. Le bail mobilité, lui, impose le forfait.

Colocation

En colocation, le forfait est également possible, qu'il s'agisse d'un logement vide ou meublé, s'il est prévu au bail.

La régularisation annuelle, étape par étape

Un mois avant la régularisation, le bailleur envoie le décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien…) et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements.
Si le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, il joint une note d'information sur leur mode de calcul et, lorsque l'immeuble en est équipé, la consommation individuelle du logement.
Pendant six mois après l'envoi du décompte, les factures, contrats et relevés sont tenus à la disposition du locataire, qui peut aller les consulter.
Sur demande, le bailleur envoie le récapitulatif des charges du logement par courrier ou par voie électronique.
Le solde est réglé : remboursement du trop-perçu au locataire ou paiement du complément au bailleur.
La provision de l'année suivante est ajustée sur les dépenses réelles constatées.

Pour un bailleur, le modèle Régularisation annuelle des charges locatives reprend ce décompte.

Délais et régularisation tardive

Situation	Règle	Référence
Rappel de charges par le bailleur	3 ans pour réclamer (une charge exigible en mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029)	Loi de 1989, art. 7-1
Remboursement d'un trop-perçu au locataire	Même délai de 3 ans	Service-Public.fr
Régularisation faite après la fin de l'année civile suivant l'exigibilité	Le locataire peut exiger un paiement étalé sur 12 mois	Loi de 1989, art. 23
Consultation des justificatifs	6 mois après l'envoi du décompte	Loi de 1989, art. 23

Exemple : les charges de 2024 auraient dû être régularisées avant le 31 décembre 2025. Si le décompte arrive en septembre 2026, le locataire peut demander à payer le rappel par douzièmes, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un rappel tardif reste possible même s'il résulte d'un oubli ou d'une négligence. Le juge des contentieux de la protection peut toutefois l'écarter s'il le juge déloyal et brutal, par exemple quand le locataire avait réclamé la régularisation sans obtenir de réponse.

Les erreurs les plus fréquentes

Refacturer la taxe foncière entière au lieu de la seule taxe d'ordures ménagères.
Réclamer 100 % du salaire du gardien alors que la règle est de 75 % ou 40 %.
Envoyer un décompte global (« charges de copropriété : 1 400 € ») : l'appel de fonds du syndic contient aussi des dépenses non récupérables (honoraires, travaux, fonds de travaux), qu'il faut retirer.
Ne jamais régulariser : le locataire peut demander le remboursement des provisions non justifiées, dans la limite de trois ans.
Payer sans vérifier : côté locataire, demander le détail puis consulter les factures est un droit, pas une faveur.

Contester un décompte : qui contacter

Écrire au bailleur en demandant le détail et l'accès aux pièces ; le modèle Contestation de charges locatives non justifiées peut servir de base.
Consulter l'ADIL de son département, qui vérifie gratuitement la liste des charges réclamées.
Saisir la commission départementale de conciliation, gratuite et compétente pour les litiges de charges locatives lorsque le logement est la résidence principale du locataire (elle ne l'est pas pour un bail mobilité).
Faire appel à un conciliateur de justice, gratuit, si le dialogue est bloqué.
En dernier recours, saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire.

Côté propriétaire, le simulateur de rentabilité locative d'ICITOO intègre les charges récupérables et la taxe foncière dans le calcul du rendement ; côté locataire, le guide sur le dépôt de garantie explique ce qui peut être retenu en fin de bail au titre des charges.

En cas de doute sur une charge précise ou de litige qui s'enlise, il est utile de faire vérifier le décompte par l'ADIL, un avocat ou une association de locataires.

Sources

Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026
Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives ? — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026
Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 — Légifrance, consulté le 27 septembre 2026
Décret n°87-713 du 26 août 1987 pris en application de l'article 18 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 (…) et fixant la liste des charges récupérables — Légifrance, consulté le 27 septembre 2026
Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ? — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026

Vos questions

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?

Non. La taxe foncière reste à la charge du propriétaire. Seule la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis, peut être récupérée sur le locataire, ainsi que la taxe de balayage et la redevance d'assainissement. Le propriétaire doit donc isoler le montant de la taxe d'ordures ménagères sur son avis et ne refacturer que cette ligne, en la justifiant lors de la régularisation annuelle des charges.

Mon propriétaire ne régularise jamais les charges, que faire ?

La régularisation est obligatoire au moins une fois par an lorsque le locataire paie des provisions. Le locataire peut demander par écrit le décompte par nature de charges et le détail des dépenses. Si les provisions versées dépassent les dépenses réelles, le trop-perçu doit être remboursé, dans la limite de trois ans. En cas de silence, la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice peuvent être saisis gratuitement.

Combien de temps le propriétaire peut-il réclamer un rappel de charges ?

Le propriétaire dispose de trois ans pour réclamer des charges impayées : une charge exigible en mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029. Le même délai vaut pour le locataire qui a trop payé. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut demander à payer le rappel en douze mensualités, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le salaire du gardien est-il à la charge du locataire ?

En partie. Si le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75 % de sa rémunération et des charges sociales et fiscales est récupérable. S'il n'assure qu'une des deux tâches, la part tombe à 40 %. Pour un employé d'immeuble sans logement de fonction, la rémunération est récupérable en totalité. Le logement de fonction, les primes de départ et la mutuelle restent au propriétaire.

Peut-on payer les charges au forfait sans régularisation ?

Oui, mais seulement dans certains cas. Le forfait est possible en location meublée si le bail le prévoit, obligatoire en bail mobilité, et possible en colocation. Il est payé avec le loyer, ne donne lieu à aucun complément ni régularisation, et peut être révisé chaque année comme le loyer. En location vide classique, les charges se paient par provisions régularisées chaque année sur justificatifs.

Comment vérifier les charges de copropriété refacturées par mon propriétaire ?

L'appel de fonds du syndic mélange des dépenses récupérables et non récupérables, comme les honoraires du syndic, les gros travaux ou le fonds de travaux. Le locataire peut demander le décompte par nature de charges et consulter les factures pendant six mois après son envoi. Il compare ensuite chaque poste avec la liste du décret du 26 août 1987 et conteste par écrit ce qui n'y figure pas.