Charges locatives récupérables : la liste et la régularisation annuelle

Le propriétaire ne peut réclamer au locataire que les charges figurant sur la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987, et uniquement sur justificatifs. Les provisions versées chaque mois doivent être régularisées au moins une fois par an, avec un décompte par nature de charges envoyé un mois avant, et les pièces tenues à disposition pendant six mois.

Ce que sont les charges récupérables, et ce qu'elles ne sont pas

Les charges locatives (ou « récupérables ») sont des dépenses avancées par le bailleur, puis remboursées par le locataire parce qu'elles correspondent à l'usage du logement. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les regroupe en trois familles : les services liés à l'usage du logement, l'entretien courant et les menues réparations des parties communes, et certaines taxes dont le locataire profite directement.

Le texte est précis sur la contrepartie exigée : « Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification » (Source).

Deux conséquences pratiques en découlent :

• La liste est limitative pour un logement du parc privé : une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire, même si le bail prévoit le contraire.
• Le montant se prouve : une somme forfaitaire « charges » sans décompte ne se régularise pas, sauf dans les cas où la loi autorise un forfait (voir plus bas).

La liste des charges que le locataire paie

Le décret du 26 août 1987 est organisé par postes. Voici les principaux, tels que les reprend la fiche officielle de Service-Public.fr.

| Poste | Récupérable sur le locataire | Reste au propriétaire |

|---|---|---|

| Ascenseur | Électricité, visites périodiques, nettoyage, petites fournitures, menues réparations (boutons, paumelles, fusibles) | Contrôle technique quinquennal, gros remplacements |

| Eau et chauffage collectif | Eau froide et chaude des occupants, énergie, entretien des compteurs, réparation des fuites sur joints | Remplacement de la chaudière collective |

| Installations individuelles | Entretien du chauffage et de l'eau chaude, réglages, remplacement des joints de chasse d'eau | Remplacement de l'appareil usé |

| Parties communes | Électricité, produits d'entretien, entretien de la minuterie et des vide-ordures, personnel d'entretien | Travaux de ravalement, réfection de la cage d'escalier |

| Espaces extérieurs | Entretien des voies, parkings, espaces verts, jeux d'enfants | Création ou réaménagement |

| Taxes | Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement | Taxe foncière |

La taxe foncière ne figure pas dans la liste : seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui est perçue avec elle, se refacture. Les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble ou les frais de gestion locative ne sont pas non plus récupérables.

Le cas du gardien ou du concierge

Le salaire du personnel d'immeuble suit une règle propre, fixée par l'article 2 du décret :

• gardien qui assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles : 75 % de sa rémunération est récupérable ;
• gardien qui n'assure qu'une des deux tâches : 40 % ;
• employé d'immeuble (sans logement de fonction, souvent salarié d'une entreprise) : 100 % s'il assure l'une de ces tâches.

Seuls le salaire brut et les charges sociales et fiscales entrent dans le calcul. L'avantage en nature (le logement de fonction), les primes de départ, les indemnités de licenciement, la mutuelle et la médecine du travail restent au bailleur.

Logement social

Dans le parc HLM, la liste réglementaire peut être complétée par un accord collectif local, notamment pour des dépenses de sécurité ou de développement durable. Le locataire d'un bailleur social vérifie donc aussi les accords signés avec les associations de locataires.

Provisions, forfait et régularisation : comment se passe le paiement

Logement loué vide : provisions et régularisation obligatoire

Le bail fixe une provision mensuelle. Son montant doit s'appuyer sur les dépenses de l'année précédente et, en copropriété ou si le bailleur est une société, sur le budget prévisionnel. Au moins une fois par an, le bailleur compare le total des provisions versées aux dépenses réelles :

• si le locataire a trop payé, le bailleur rembourse le trop-perçu ;
• s'il n'a pas assez payé, le bailleur réclame le complément.

Logement meublé : forfait ou provisions, au choix du bail

En meublé loué comme résidence principale, le bail choisit entre deux systèmes. Le forfait est payé avec le loyer, ne donne lieu à aucune régularisation ni complément, peut être révisé chaque année comme le loyer, et ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges du locataire précédent. Les provisions fonctionnent comme en location vide. Le bail mobilité, lui, impose le forfait.

Colocation

En colocation, le forfait est également possible, qu'il s'agisse d'un logement vide ou meublé, s'il est prévu au bail.

La régularisation annuelle, étape par étape

1. Un mois avant la régularisation, le bailleur envoie le décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien…) et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements.

2. Si le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, il joint une note d'information sur leur mode de calcul et, lorsque l'immeuble en est équipé, la consommation individuelle du logement.

3. Pendant six mois après l'envoi du décompte, les factures, contrats et relevés sont tenus à la disposition du locataire, qui peut aller les consulter.

4. Sur demande, le bailleur envoie le récapitulatif des charges du logement par courrier ou par voie électronique.

5. Le solde est réglé : remboursement du trop-perçu au locataire ou paiement du complément au bailleur.

6. La provision de l'année suivante est ajustée sur les dépenses réelles constatées.

Pour un bailleur, le modèle Régularisation annuelle des charges locatives reprend ce décompte.

Délais et régularisation tardive

| Situation | Règle | Référence |

|---|---|---|

| Rappel de charges par le bailleur | 3 ans pour réclamer (une charge exigible en mars 2026 peut être réclamée jusqu'en mars 2029) | Loi de 1989, art. 7-1 |

| Remboursement d'un trop-perçu au locataire | Même délai de 3 ans | Service-Public.fr |

| Régularisation faite après la fin de l'année civile suivant l'exigibilité | Le locataire peut exiger un paiement étalé sur 12 mois | Loi de 1989, art. 23 |

| Consultation des justificatifs | 6 mois après l'envoi du décompte | Loi de 1989, art. 23 |

Exemple : les charges de 2024 auraient dû être régularisées avant le 31 décembre 2025. Si le décompte arrive en septembre 2026, le locataire peut demander à payer le rappel par douzièmes, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un rappel tardif reste possible même s'il résulte d'un oubli ou d'une négligence. Le juge des contentieux de la protection peut toutefois l'écarter s'il le juge déloyal et brutal, par exemple quand le locataire avait réclamé la régularisation sans obtenir de réponse.

Les erreurs les plus fréquentes

• Refacturer la taxe foncière entière au lieu de la seule taxe d'ordures ménagères.
• Réclamer 100 % du salaire du gardien alors que la règle est de 75 % ou 40 %.
• Envoyer un décompte global (« charges de copropriété : 1 400 € ») : l'appel de fonds du syndic contient aussi des dépenses non récupérables (honoraires, travaux, fonds de travaux), qu'il faut retirer.
• Ne jamais régulariser : le locataire peut demander le remboursement des provisions non justifiées, dans la limite de trois ans.
• Payer sans vérifier : côté locataire, demander le détail puis consulter les factures est un droit, pas une faveur.

Contester un décompte : qui contacter

1. Écrire au bailleur en demandant le détail et l'accès aux pièces ; le modèle Contestation de charges locatives non justifiées peut servir de base.

2. Consulter l'ADIL de son département, qui vérifie gratuitement la liste des charges réclamées.

3. Saisir la commission départementale de conciliation, gratuite et compétente pour les litiges de charges locatives lorsque le logement est la résidence principale du locataire (elle ne l'est pas pour un bail mobilité).

4. Faire appel à un conciliateur de justice, gratuit, si le dialogue est bloqué.

5. En dernier recours, saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire.

Côté propriétaire, le simulateur de rentabilité locative d'ICITOO intègre les charges récupérables et la taxe foncière dans le calcul du rendement ; côté locataire, le guide sur le dépôt de garantie explique ce qui peut être retenu en fin de bail au titre des charges.

En cas de doute sur une charge précise ou de litige qui s'enlise, il est utile de faire vérifier le décompte par l'ADIL, un avocat ou une association de locataires.

Sources

• Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026
• Le salaire du concierge, gardien ou employé fait-il partie des charges locatives ? — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 — Légifrance, consulté le 27 septembre 2026
• Décret n°87-713 du 26 août 1987 pris en application de l'article 18 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 (…) et fixant la liste des charges récupérables — Légifrance, consulté le 27 septembre 2026
• Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ? — Service-Public.fr, consulté le 27 septembre 2026